Databehandleraftale

1. Parter og roller

Bureauet er dataansvarlig for personoplysninger om sine kunder, kontaktpersoner og medarbejdere, som lægges i Bureaubasen. Citeret (enkeltmandsvirksomhed), CVR 46644581, Trianglen 36, 4600 Køge er databehandler.

2. Behandlingen

• Formål: at levere Bureaubasen, dvs. kunder, projekter, godkendelser, tid, tilbud og fakturaer.
• Kategorier af registrerede: bureauets kunder og deres kontaktpersoner samt bureauets medarbejdere.
• Typer af oplysninger: navn, e-mail, telefon, firma, beskeder, kommentarer, filer, tidsregistreringer og IP-adresse ved godkendelser. Følsomme oplysninger må ikke lægges ind.
• Varighed: så længe abonnementet løber, og indtil data er slettet eller udleveret efter afsnit 8.

3. Instruks

Vi behandler kun oplysningerne efter bureauets dokumenterede instruks, som er vilkårene, denne aftale og bureauets brug af appen. Mener vi, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, siger vi det straks.

4. Fortrolighed og sikkerhed

Alle med adgang til oplysningerne har tavshedspligt. Vi har blandt andet disse tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

• Kryptering af data under overførsel (HTTPS) og hos databaseleverandøren.
• Adgangskontrol i appen, på serveren og i databasen for hvert bureau og hver rolle.
• Login uden adgangskoder via engangslinks, og totrinslogin for platformens administrator.
• Log over administrative handlinger og løbende sikkerhedsopdateringer.

5. Underdatabehandlere

Bureauet giver generel godkendelse til, at vi bruger disse underdatabehandlere:

• Supabase Inc.: Database, login og filer. EU (Stockholm).
• Vercel Inc.: Drift af hjemmesiden og appen. EU (Stockholm) med virksomhed i USA.
• Resend Inc.: Afsendelse af mails fra appen. EU (Irland) med virksomhed i USA.
• Stripe Payments Europe Ltd.: Betaling af abonnementet. EU (Irland) med koncern i USA.
• Proton AG: Mail til kontakt@ og support. Schweiz.

Nye eller udskiftede underdatabehandlere varsles mindst 30 dage før på mail til bureauets ejer, og bureauet kan gøre indsigelse. Vi pålægger underdatabehandlere de samme forpligtelser som i denne aftale. Overførsel til lande uden for EU sker kun med standardkontraktbestemmelser eller EU-US Data Privacy Framework.

6. Bistand

Vi hjælper bureauet med at besvare de registreredes anmodninger, fx om indsigt eller sletning, med konsekvensanalyser og med dokumentation for, at reglerne overholdes. Bureauet kan selv eksportere og slette data i appen.

7. Brud på persondatasikkerheden

Vi underretter bureauet uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter, at vi er blevet opmærksomme på et brud, med de oplysninger, bureauet skal bruge for at anmelde det til Datatilsynet.

8. Ophør

Ved ophør kan bureauet hente alle data under Indstillinger → Data. Efter bureauets anmodning sletter vi oplysningerne, medmindre lovgivning kræver opbevaring, fx bogføringsloven.

9. Kontrol

Bureauet kan bede om dokumentation for, at aftalen overholdes. Spørgsmål sendes til kontakt@bureaubasen.dk. Se også privatlivspolitikken.